Сейчас на АЗС можно не только заправить автомобиль, но и получить целый ряд услуг, купить продуктовые товары и товары для обслуживания авто. Станции «расширялись» с течением времени. Это привело к тому, что для их содержания и успешной системной работы потребовалось создавать специальные программы для учёта тех или иных товаров и услуг. Для реализации этой задачи и возникла автоматизация АЗС.
Что такое система автоматизации?
Автоматизация АЗС – это полноценный комплекс аппаратного и программного оборудования, который обеспечивает быструю работу сотрудников, уменьшая их временные затраты на обслуживание клиентов. Все данные, охваченные системой, передаются в главный офис АЗС, где ведётся статистика работы.
На данный момент в России большинство автозаправочных станций используют системы автоматизации. В результате:
- Эффективность работы значительно повышается, так как персонал разных звеньев тратит меньше времени на обслуживание клиентов и учёт.
- Благодаря систематизации контролировать произведённые действия легче, так как все операции, совершённые на специализированном оборудовании, передаются сразу в главный офис.
- Товарные или топливные потери снижаются благодаря систематическому подсчёту.
При получении топлива сотрудники АЗС измеряют его необходимые данные и заносят в базу программы. При возникновении неполадок система сразу даст об этом знать. Если же ситуация будет признана аварийной, система способна самостоятельно вызвать сотрудников пожарной службы.
Основной инструмент автоматизации – стационарный компьютер, на котором работает кассир. В нём содержится вся нужная информация для быстрой работы. Компьютер отображает данные о количестве бензина, его стоимости и остатке, о статусе заправочной колонки. Соответственно, он также содержит информацию о кафе и продуктовых товарах. Чтобы обслужить клиента, оператору достаточно знать сумму или количество требуемого бензина и колонку, у которой находится автомобиль. Благодаря единой системе подача бензина начнётся, как только пистолет окажется в баке автомобиля.
Возможности автоматизации на АЗС
Перед установкой системы автоматизации предприятиям важно тщательно выбрать нужную и изучить её возможности. В дальнейшем это поможет избежать значимых ошибок.
Система автоматизации должна иметь следующие возможности:
- систематически проводить учёт товаров;
- оформлять полученные данные в необходимый отчёт;
- отслеживать количество имеющихся товаров и сообщать о необходимости оформления нового заказа;
- передавать данные в бухгалтерские программы;
- вести базу данных клиентов с подробной информацией о них;
- следить за тем, когда и сколько топлива было потрачено;
- контролировать состояние топливных резервуаров, сообщать об их внезапной поломке;
- информировать о количестве необходимого аппаратного оборудования для торговли;
- по необходимости формировать цену продукции, учитывая процент фиксированной наценки;
- оценивать количество проданных единиц того или иного товара для дальнейшего анализа владельцами АЗС.
Безусловно, у автозаправочных станций могут быть свои требования к автоматизации, поэтому каждую систему стоит настраивать и дополнять самостоятельно.
Преимущества автоматизации для АЗС
Самая главная цель внедрения автоматизированной системы в работу автозаправочной станции – уменьшение временных затрат персонала на обслуживание клиентов. Но, помимо этого, система даёт множество административных и финансовых выгод.
Выгодными для администрирования будут те, которые помогут быстрее вести учёт. Большим плюсом является то, что новую работу несложно освоить. Управляющий или администратор АЗС будет в любое время иметь под рукой актуальную на момент просмотра аналитику, отражающую ситуацию на заправке, что поможет более обдуманно подходить к принятию решений. При этом, анализируя все данные, заведующий АЗС способен наблюдать за ошибками, чтобы в последующем сокращать их количество.
Чтобы избежать нехватки товара на АЗС, персонал наблюдает в системе количество различных позиций и вовремя пополняет их запасы. Для идентификации товаров создаются уникальные штрихкоды. Чеки, пробитые через систему, можно отследить удалённо, и информация о них своевременно обновляется. Все данные, которые обрабатывает система, имеют защиту. Документация, необходимая для первичной отчётности, своевременно меняется в соответствии с законодательством.
Финансовые преимущества несут большую выгоду бизнесу. Автоматизация предполагает систему накопительных карт, их владельцы стараются пользоваться автозаправками одной компании, что значительно увеличивает продажи. Также алгоритмы автоматизации настроены вести учёт продуктов с низким или подходящим к концу сроком годности. Специальный системный анализ позволяет закупать те товары, которые окажутся наиболее прибыльными для станции. С учётом этого появляется возможность вовремя делать скидки на товары. Штрафы, назначаемые предприятию за ошибки в учёте, полностью исключены.
Также исключены кражи и мошенничество со стороны персонала. Благодаря автоматическому учёту даже одна единица товара будет замечена системой, а с помощью онлайн-кассы товары продаются по фиксированной цене, то есть оператор не сможет завысить цену ради личной выгоды.
И, конечно же, при автоматизации процессов руководство затрачивает значительно меньше времени на весь документооборот.
Также большим преимуществом автоматизации является то, что всё программное обеспечение способно налаживать связи между отделами и сотрудниками. Связь устанавливается между персоналом и иногда клиентами. Подобным способом можно соединять АЗС и пожарную службу в случае аварийной ситуации. Обычно набор оборудования для такой связи включает в себя пульт управления, громкоговоритель, микрофоны и усилительные блоки. Существует и более технологичное оборудование, но оно не всегда пользуется спросом.
Какое оборудование используется для системы автоматизации АЗС?
Для автоматизации АЗС требуется закупка определённого оборудования. Для станций, которые только начинают свою работу, нужны следующие приборы:
- онлайн-касса (смарт-POS). Небольшой аппарат, заменяющий стационарную кассу, с отделением для хранения чека;
- сканеры штрихкодов. Нужно учитывать, что такое оборудование необходимо для каждого отдела АЗС (в торговый зал, на кассу, склад и т.д.);
- мобильный терминал эквайринга для безналичной оплаты;
- денежный ящик для наличной оплаты;
- модули, соединяющие все устройства между собой в одну систему;
- планшеты, компьютеры и т.д. для сотрудников офиса и кассы.
Установка системы автоматизации может занимать разное количество времени. Это зависит от того, сколько оборудования необходимо предпринимателю. Выбрав «АЗС-Комплект», вы всегда сможете проконсультироваться с нашими специалистами о сроках установки. Результатом вашего решения обеспечить АЗС автоматизированной системой станет прибыль, чёткая организация процессов, порядок в документах и выбор клиентами именно вашей компании.
